Villkor

Allmänna regler & villkor

För

Konferens & övriga arrangemang

 
Dessa allmänna villkor gäller under förutsättning att de bilagts bekräftelsen av beställningen eller det på annat sätt överenskommits mellan parterna att dessa allmänna villkor skall gälla. Om andra villkor gäller är dessa specificerade i orderbekräftelsen.

• Definitioner

En konferens föreligger när konferenslokaler, logi, förtäring och aktiviteter tillhandahålles tillsammans eller var för sig. Beställaren är den person -juridisk eller fysisk- som är betalningsskyldig för konferensen. Med företaget avses SME AB. En beställnings värde är avtalat pris för hela beställningen eller summan av beställt antal deltagare multiplicerat med avtalat pris per deltagare per dag, samt priset för särskilt beställda tjänster.

• Beställning

Beställning kan ske muntligen eller skriftligen. Företaget skall skriftligen, t.ex. via elektronisk post, bekräfta mottagandet av beställningen, för att denna skall kunna åberopas av beställaren eller företaget. I bekräftelsen bör noga anges priset och vad som beställts, t.ex. lokaler, möblering, utrustning, måltider och förfriskningar, hotellrum, eventuella transporter, specialutrustning, särskilda önskemål, tid för tillträde till lokaler, garderobsservice m.m. Anmärkning: Senast 2 veckor före konferensens början skall beställaren lämna företaget slutlig uppgift om erforderliga hotell- och konferensutrymmen och den konferensutrustning som behövs. Samtidigt skall beställaren lämna ett konferensprogram med tider för måltidsraster. Vid konferens med logi och aktiviteter skall beställaren också lämna företaget namnlista över deltagarna med önskemål om rumsfördelning.

• Särskilda önskemål vid beställning

Har beställaren särskilda önskemål vad gäller t.ex. rökning, husdjur, mathållning eller anpassning av inredning till kunder med funktionshinder, skall dessa framföras redan vid beställningstillfället. Detsamma gäller om beställaren kräver särskilda säkerhetsarrangemang.

• Värdefull egendom

Om beställaren under konferensen eller aktiviteten önskar medföra egendom av högt värde och förvara denna i företagets förvaringsutrymme, bagagerum eller värdeskåp, skall beställaren upplysa företaget om detta. Vid stöld eller dylikt är företaget ersättningsskyldigt för fulla värdet av egendomen endast i det fall företaget genom skriftlig bekräftelse har åtagit sig att ansvara för egendomen.

• Avbeställning

Vid avbeställning senare än fyra veckor före konferensens eller aktivitetens början skall beställaren ersätta företaget med 75 % av värdet på beställningen. Vid avbeställning senare än två veckor före konferensens eller aktivitetens början skall beställaren ersätta företaget med 100 % av värdet på beställningen. För konferenser/aktiviteter som ej kombineras med logi, d.v.s. dagskonferenser/aktiviteter, gäller dock att avbeställning av högst 10 % av beställda deltagarantalet kan ske fram till kl. 11.00 fem arbetsdagar före konferensens eller aktivitetens början, utan att någon avgift uttas för avbeställt antal. * avvikelser gällande avbeställning är specificerad i bokningsbekräftelsen.Ersättningsskyldigheten vid avbeställning kan jämkas, med hänsyn till om företaget kunnat sälja det som avbeställts till annan beställare och med beaktande av företagets kostnader. Om företaget drabbas av särskilda kostnader - utöver själva värdet av beställningen - till följd av en avbeställning, skall dessa ersättas till fullo av beställaren. Detta gäller endast om avbeställningen skett senare än fyra veckor före konferensens början, såvida inte annat avtalats mellan parterna.En projektkostnad baserat på offertkostnaden på 15% utgår vid avbokning tom 4 veckor innan ankomst.

• Betalning

Beställaren är ansvarig för samtliga enligt beställningen uppkomna kostnader. Om deltagarna skall betala något var för sig måste detta godkännas av leverantören. Uteblir deltagare från beställd måltid medför detta inte rätt till nedsättning av priset. Betalning sker 10 dagar netto efter avslutat event. 100% betalas i efterhand samt övrigt som kan ha tillkommit under arrangemanget. Om betalningsfristen överskrids har leverantören rätt att debitera dröjsmålsränta från förfallodagen med gällande referensränta med ett tillägg av åtta procentenheter. Vid fakturering understigande 5000 kr netto tillkommer faktureringsavgift med 45 kr. Moms tillkommer på samtliga offert priser. Betalning skall ske inom 10 dagar från fakturadatum.

• Reservation för prisändringar  

Om kostnader för leverans enligt beställningen ökar till följd av höjda skatter, devalvering, myndigheters beslut eller därmed jämförbara omständigheter är företaget berättigat att ta ut pristillägg som svarar mot kostnadsökningen. Om företaget vill reservera sig för prishöjningar av andra skäl än vad som angivits ovan, skall företaget vid bokningstillfället tydligt ange att prisförändringen kan komma att ske. Företaget skall omgående informera beställaren när pristillägg sker.

• Konferensförsäkring

Beställaren är ansvarig för att hålla sin personal fullt försäkrade genom en sk "Konferensförsäkring".  

• Force majeure

Strejk, lockout, eldsvåda, väsentliga inskränkningar i leveranser eller andra omständigheter utanför företagets kontroll, berättigar företaget att häva avtalet utan skyldighet att utge skadestånd.

• Ansvar för egendom/vållande av skada

Företaget har inget strikt ansvar för egendom som förvaras i båtar, hotellrum eller i konferenslokaler. Skulle det emellertid visa sig att företaget eller dess anställda handlat vårdslöst eller oaktsamt eller på annat sätt haft skuld i att egendom förekommit eller skadats, ansvarar företaget för den förekomna/skadade egendomen. Företaget ansvarar också för egendom som förvaras i av företagets låst förvaringsutrymme, såvida inte egendomen är av särskilt högt värde. (se ovan under värdefull egendom) Annan skada som vållas beställaren genom försummelse från företagets sida skall ersättas. Beställaren är å andra sidan ansvarig för skada som denne själv eller konferensdeltagare genom försummelse vållar företaget. Vid hyra av båt ansvarar beställaren för båt depositionen och gällande regler.